Veelgestelde vragen over het automatiseren van debiteurenbeheer

Hoe werkt het automatisch opvolgen van openstaande facturen?

Debiteurenbeheer software wordt gekoppeld met uw boekhoudprogramma. Uw facturen worden door deze koppeling automatisch ingeladen in de debiteurenbeheer software. U kunt zelf het proces, de doorlooptijd en de manier waarop u een debiteur herinnert instellen. Via e-mail, SMS en geprinte communicatie herinnert u uw debiteuren. Hierdoor bespaart u veel handmatige werkzaamheden, zoals het nabellen van klanten en het versturen van herinneringen.

Kan ik de automatische opvolging van facturen pauzeren of stopzetten?

Wilt u een traject tussentijds pauzeren, stopzetten of een betalingsregeling treffen met uw debiteur? Dan kunt u dit aangeven in de debiteurenbeheer software. Zolang deze betalingsregeling of pauze actief is, zullen er geen automatische herinneringen of aanmaningen worden verstuurd naar uw debiteur. U kunt dan een afspraak met uw debiteur maken die voor hem of haar het beste werkt. Dit is gunstig voor het voortbestaan van uw debiteur en van uzelf! Wilt u deze automatische opvolging van openstaande facturen weer voortzetten? Dan regelt u dit gemakkelijk in de software.

Verlies ik bij het automatiseren van mijn debiteurenbeheer het contact met de klant in dit proces?

‘Automatisering’ en een ‘goede klantrelatie’ lijken elkaars tegenpolen. Een verklaring hiervoor kan zijn dat het beeld van automatisering is dat het erg onpersoonlijk is. Maar wanneer u uw debiteurenbeheer software juist gebruikt, draagt het bij aan de relatie met uw klant én bespaart het u werk. In de software kunt u per factuur communiceren met uw debiteur. Uw debiteur kan er bijvoorbeeld vragen of opmerkingen achterlaten en u kunt daar vervolgens eenvoudig en gepast op reageren. Het resultaat van geautomatiseerd debiteurenbeheer met behoud van de dialoog met uw debiteur: u behoudt of verbetert de klantrelatie en tegelijk heeft u minder werk om betalingen binnen te krijgen.

Wat kan ik doen als een debiteur zijn of haar openstaande facturen niet betaalt?

Het kan voorkomen dat uw debiteur de openstaande factuur niet betaalt na de laatste automatische herinnering. De eerste stap zou kunnen zijn om uit te vinden waarom de debiteur zijn of haar factuur niet betaalt. Dit is eenvoudig te achterhalen bij het gebruik van debiteurenbeheer software. Per factuur kunnen u en uw debiteur de dialoog aangaan voor vragen en opmerkingen. Wanneer de debiteur aangeeft de factuur niet te kunnen betalen om een bepaalde reden, zou een tweede stap kunnen om een betalingsregeling te treffen. Dit is gemakkelijk aan te maken in de debiteurenbeheer software. Wanneer de debiteur zijn of haar betalingsafspraken nog niet nakomt, kunt u  een incassotraject starten. In de meeste debiteurenbeheer software is het niet mogelijk dit in de software te realiseren. Wanneer u gebruik maakt van de debiteurenbeheer software van Payt, kunt u uw incassozaken wel automatisch doorzetten naar een gerechtsdeurwaarder of een advocaat.

Hoe maak ik een betalingsregeling aan?

Indien u met een debiteur een afspraak maakt over een betaling kunt u dit in de debiteurenbeheer software vastleggen met een betalingsregeling. Deze kan worden aangemaakt op één factuur of zaak, of over meerdere facturen en/of zaken. De onderliggende facturen of zaken zullen zolang de betalingsregeling actief is gepauzeerd staan. Dat wil zeggen dat er geen reguliere herinneringen of aanmaningen worden verstuurd naar uw debiteur. U kunt de betalingsregeling aanmaken door op de knop ‘inplannen’ te klikken in het platform van Payt. Vervolgens kunt u kiezen welke factuur u op wilt nemen en hoeveel betalingstermijnen u heeft afgesproken met uw debiteur. Zodra dit gereed is, ontvangt de debiteur vanuit de software een e-mailbericht met daarin de afgesproken betalingstermijnen. Kort voor het verstrijken van een afgesproken betalingstermijn krijgt de debiteur automatisch een herinneringsbericht dat er een termijn nadert.

Wat gebeurt er als een debiteur zijn betalingsafspraken met betrekking tot de betalingsregeling niet nakomt?

Wanneer de debiteur zijn betalingsafspraken niet nakomt, dan kunt u de betalingsregeling verwijderen in de debiteurenbeheer software. Het normale herinnerings- of aanmaningstraject voor de factuur of zaak wordt dan hervat.

Wat is het belang van online betaalmogelijkheden op mijn facturen en herinneringen?

Voor veel organisaties is het belang van online betaalmogelijkheden aanbieden, zoals iDEAL, voor consumenten wel duidelijk. Veel organisaties denken echter dat deze optie voor B2B geen zin heeft. Onze ervaring leert dat dit een achterhaalde opinie is. Het gemak waarmee MKB-bedrijven tegenwoordig via hun telefoon een betaling kunnen doen, maakt dat online betalingen ook in het MKB een enorme vlucht neemt. Je helpt hier debiteuren mee die bijvoorbeeld chaotisch zijn. Het makkelijk maken om te betalen helpt de meeste debiteuren. Ze betalen hierdoor sneller en de functionaliteit wordt sowieso gewaardeerd en als professioneel ervaren.

Kom ik in aanmerking voor het voorfinancieren van mijn debiteuren?

Als ondernemer wilt u alle vrijheid hebben om plannen te maken en uit te voeren, ongehinderd door financiële barrières. Door de factoring en uw debiteurenbeheer over te dragen, ontvangt u als vergoeding direct (een deel van) uw geld. Dit geld kunt u dan gebruiken om te investeren in uw bedrijf. Zonder debiteurenbeheer software draagt u uw debiteuren over aan een factoringmaatschappij en hier kleven een aantal nadelen aan. Payt heeft factoring 2.0 in samenwerking met New10 geïntegreerd in de debiteurenbeheer software. Eén van de voordelen hiervan is dat u zelf de regie over uw debiteuren behoudt. Wanneer u aan de volgende voorwaarden voldoet, kunt u gemakkelijk binnen 48 uur uw financieringsruimte regelen: 

• U heeft een bv, eenmanszaak, maatschap of vof en bent minimaal 15 maanden ingeschreven bij de KvK. 
• Uw onderneming maakt winst en heeft een positief eigen vermogen
• U maakt gebruik van de debiteurenbeheer software van Payt. 

Hoe kan ik een incassozaak starten?

De meeste software die iets met debiteurenbeheer te maken heeft, biedt niet de mogelijkheid om ook een incassotraject te starten. Belangrijk is namelijk dat de wetgeving in ieder land gerespecteerd wordt. Payt heeft deze functionaliteit volledig geïntegreerd in haar software. Om echt te ontzorgen is een zo volledig mogelijke oplossing erg belangrijk. Als het debiteurenbeheer proces ergens stokt, leidt dat op termijn altijd tot problemen. En duidelijkheid in dit proces, wordt zelfs door debiteuren gewaardeerd. 

Wat als een factuur echt niet betaald wordt tijdens het incassotraject?

Het gebeurt natuurlijk wel eens dat een factuur uiteindelijk echt niet betaald wordt. Gemiddeld belandt in Nederland 0,5-1,0% van alle facturen bij een deurwaarder. Een deurwaarder is een ambtenaar die een factuur tot €25.000,- die niet betaald wordt, bij een rechtbank indienen. Als er een vonnis uitgesproken is, mag een deurwaarder de factuur vervolgens incasseren bij de debiteur. Een deurwaarder heeft meerdere mogelijkheden zoals beslaglegging om de factuur betaald te krijgen. In de praktijk is dit soms risicovolle onderneming omdat de kosten door u voorgeschoten moeten worden. Zonder zekerheid dat u die ooit terugverdient. Daarom kiezen veel organisaties ervoor om niet gerechtelijk te gaan. Voor meer informatie